Wo war doch gleich das Abschlusszeugnis? Muss ich die Kontoauszüge von vorletztem Jahr aufheben? Und warum ist der alte Buchungsbeleg so ausgeblichen, dass man ihn kaum noch lesen kann? Will man wichtige geschäftliche oder private Unterlagen richtig archivieren, gibt es einiges zu beachten, damit sie bei Bedarf schnell und intakt zu Hand sind.
Wie sieht ein optimales Aktenlager aus?
Die richtige Umgebung
Für viele Unterlagen ist eine digitale Aufbewahrung inzwischen ausreichend. Dennoch sammeln sich im Laufe des Lebens einige Dokumente an, die man im Original aufheben möchte und muss.
Papier ist ein empfindliches Material. Beim Einlagern dieser Akten sollte man deshalb für eine korrekte Umgebung sorgen. So sind sie auch nach vielen Jahren noch gut lesbar. Eine Möglichkeit ist es, sich dafür einen Lagerraum zu mieten.
Ein optimales Aktenlager…
- ist frei von Nässe, Schimmel, Staub oder sonstigen Verunreinigungen
- weist zwischen 40 und 50 % relativer Luftfeuchtigkeit auf
- hat eine konstante Temperatur von 18 bis 20 °C
- ist vor Sonneneinstrahlung geschützt
- erlaubt keinen unbefugten Zugriff, ist also im besten Falle mit Videoüberwachung, gesicherter Zutrittskontrolle und Brandmeldeanlage ausgestattet
Ein klares System
Doch schon bevor die Akten beispielsweise in eine Lagerbox ziehen, empfiehlt sich eine gute Organisation. Innerhalb der Ordner schafft man mit Registerkarten, Trennstreifen und einer Inhaltsübersicht als erstem Blatt Ordnung. Übrigens: Büro- und Heftklammern am besten vermeiden, da sie rosten und so die Dokumente beschädigen können. Auch Klarsichtfolien eignen sich aufgrund des enthaltenen Weichmachers meist nicht für den langfristigen Einsatz.
Gerade bei umfangreichen Firmenarchiven stellen Sie mit einem sinnvollen Ordnungs- und Ablagesystem sicher, dass nichts verloren geht.
So sollten die Ordner nach Abteilungen bzw. Themen sowie Jahrgängen unterteilt sein. Auch ein Vermerk, wann die Aufbewahrungsfrist endet, ist hilfreich.
Für einen schnellen Zugriff ohne langes Suchen sollten zu guter Letzt die Kartons und Aufbewahrungsboxen eindeutig beschriftet sein. Verwenden Sie am Besten stabile, hochwertige Kartonagen oder sogar luftdichte Aufbewahrungsboxen.
Akten einlagern: Was muss wie lange aufbewahrt werden?
Grundsätzlich gilt: sowohl Privatpersonen als auch als Kleingewerbetreibende und Unternehmen müssen bestimmte Aufbewahrungsfristen beachten. Bei Umfang und Dauer gibt es allerdings einige Unterschiede, die Sie beim Einlagern der Akten beachten sollten.
Privatpersonen
Kaufbelege und Rechnung sollten Sie bis zu 2 Jahren archivieren, Bankunterlagen 3 Jahre lang. Alle Steuerdokumente sollten sicherheitshalber erst nach zehn Jahren in den Schredder wandern, auch wenn diese Frist nicht mehr verpflichtend ist.
Darüber hinaus gibt es einige Akten und Dokumente, die man besser ein Leben lang aufhebt:
- Ausweisdokumente und Führerschein
- Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden
- Versicherungspolicen, sofern noch nicht in digitaler Form vorhanden
- Kauf- und Pachtverträge
Unternehmen
Kleingewerbetreibende, Selbstständige und Freiberufler müssen alle Unterlagen 10 Jahre aufheben, die für eine Steuerprüfung relevant sind.
Bei Unternehmen umfasst die gesetzliche Aufbewahrungsfrist unter anderem Buchungsbelege, Zolldokumente, Lagerberichte, Lohndokumente, Auftragsunterlagen, Versicherungspapiere, Eröffnungsbilanzen und Inventurberichte. Sie müssen zwischen 6 und 10 Jahre lang aufgehoben werden. Je nach Größe des Unternehmens kommen da viele Ordner zusammen. Das Mieten einer Lagerbox für die Akten kann da eine sichere und platzsparende Lösung sein.
Und danach? Datenschutz bis zum Schluss
Ist die Frist zur Aufbewahrung von Dokumenten abgelaufen, stellt sich die Frage: Wohin damit? Schließlich sollen sensible Unterlagen nicht einfach im Papierkorb landen. Die Vorgaben der DIN 66399 regeln die sachgerechte Vernichtung von Akten und Datenträgern. Gemeinsam mit unseren Partnerunternehmen bieten wir diese gemäß der gesetzlichen Vorgaben an.
Lagerraum mieten und Akten sicher einlagern
Wie lassen sich nun all diese Anforderungen einfach und bequem umsetzen? Die Lösung lautet: self storage. Unterlagen und Dokumente in einer speziell angemieteten Lagerbox statt in den eigenen Wohn- bzw. Geschäftsräume aufzubewahren, hat viele Vorteile:
- Durch den so geschaffenen Platz verschwendet man keinen Stauraum für Dinge, auf die man nur selten zugreifen muss. Den Platz kann man so zum Beispiel für den Arbeitsplatz im Home-Office nutzen.
- Gutes Raumklima und die hohe Sicherheitsstandards schützen wichtige private oder geschäftliche Papiere vor Beschädigung oder Diebstahl.
- Sogar die Kartonage für die Aktenlagerung gibt es an den storemore-Standorten bequem zu kaufen. Damit entfällt der Umweg zum Baumarkt.
- Standortabhängig bieten wir auch die Digitalisierung Ihrer Akten an.
